Umów konsultację
Realizacja · aplikacja webowa · 2026

Biuro rachunkowe, w którym dokumenty porządkują się same.

Biuro rachunkowe obsługujące kilkadziesiąt firm potrzebowało uporządkować przyjmowanie dokumentów od klientów i pracę z KSeF. Powstała platforma, w której AI rozpoznaje i opisuje każdy dokument, a faktury z KSeF trafiają do systemu automatycznie. Zespół księgowy pracuje dziś na kompletnych, uporządkowanych danych.

Umów bezpłatną konsultację Aplikacje webowe i portale klienta
  • 50 000+ dokumentów przeczytanych i opisanych przez AI
  • 76 firm klientów w jednym panelu, z KSeF dla każdej
  • 58 typów dokumentów rozpoznawanych automatycznie
Punkt wyjścia

Każdy klient przysyłał dokumenty po swojemu.

Przy kilkudziesięciu firmach każdy drobny bałagan mnożył się przez liczbę klientów.

  • 01

    Skrzynka zamiast systemu

    Faktury w mailach, zdjęcia z telefonu, PDF-y bez nazwy. Odszukanie dokumentu sprzed miesiąca trwało dłużej niż jego zaksięgowanie.

  • 02

    Nazwa pliku zależała od dyżuru

    Konwencja istniała na papierze. W praktyce ta sama faktura zakupu była raz FKZ, a raz skan_0231.pdf.

  • 03

    KSeF osobno dla każdego klienta

    Faktury każdej firmy czekają w rządowym systemie. Ktoś musiał logować się do każdej z osobna, codziennie.

  • 04

    Czas pracy na oko

    Biuro rozlicza też swój czas, ale nikt nie wiedział, który klient zajmuje zespołowi dwa razy więcej, niż płaci.

Jak to działa

Droga dokumentu od wrzucenia do teczki.

Człowiek włącza się tylko wtedy, gdy AI nie ma pewności.

  1. upload

    Klient wrzuca dokument albo faktura przychodzi z KSeF.

  2. odczyt

    AI rozpoznaje typ dokumentu i wyciąga z niego dane.

  3. porządek

    Plik dostaje nazwę według konwencji biura, trafia do teczki i jest sprawdzany pod kątem duplikatów.

  4. decyzja

    Wątpliwe przypadki idą do administratora jako alert.

  5. gotowe

    Księgowa widzi gotowy dokument, klient widzi status.

Rozwiązanie

Jedna platforma dla biura i jego klientów.

  1. Lista dokumentów przychodzących z nazwami plików, numerami KSeF, kontrahentami i statusami
    01

    Klient wrzuca dokument i widzi jego status

    Każda firma ma własne konto, a logowanie odbywa się linkiem z e-maila, bez hasła. Wrzucony dokument od razu trafia do księgowej, a klient widzi jego status aż do zaksięgowania. Nie musi dzwonić z pytaniem „czy dostaliście?”.

    • Osobne uprawnienia dla każdej firmy: dokumenty, podatki albo tylko wysyłka
    • Dokumenty od biura do klienta w tym samym miejscu
  2. Typy dokumentów z kodami, prefiksami nazw i instrukcjami odczytu definiowane w panelu biura
    02

    AI czyta, nazywa i odkłada na miejsce

    AI rozpoznaje typ dokumentu, odczytuje kwoty, daty, NIP i numer faktury, po czym nazywa plik według konwencji biura, na przykład FVZ 14102026 FV/12/10/2026. Kiedy nie ma pewności, nie zgaduje. Dokument trafia wtedy do administratora.

    • Nowe typy dokumentów administrator dodaje sam w panelu
    • Duplikaty wyłapywane automatycznie
  3. Lista firm biura z datą ostatniej synchronizacji z KSeF i przełącznikiem automatycznego pobierania dla każdej firmy
    03

    KSeF bez logowania do każdej firmy

    Platforma regularnie pobiera z KSeF nowe faktury sprzedażowe i zakupowe każdej firmy, łączy je z dokumentami, które już są, i zamienia XML w czytelny PDF. Księgowa nie loguje się do KSeF osobno dla każdego klienta.

    • Tylko nowe faktury, bez duplikatów
    • Nocna kontrola spójności z raportem na e-mail
  4. Pulpit administratora biura: przesłane pliki, dokumenty do zatwierdzenia i wyjaśnienia, limit VAT, terminy
    04

    Reszta pracy biura w tym samym panelu

    Kolejka dokumentów do decyzji, lista braków za każdy okres i eksport do programu księgowego. Klient dostaje e-mail z podatkiem do zapłaty: kwotą, terminem i numerem konta, a po opłaceniu zaznacza to w panelu. Dane firmy uzupełniają się po NIP, a status VAT na białej liście jest sprawdzany na bieżąco.

    • Każdy pracownik widzi tylko potrzebne moduły
    • Historia zmian pokazuje, kto co zrobił i kiedy
  5. Raport czasu pracy zespołu: czas dla klientów, decyzje o dokumentach i księgowania per pracownik
    05

    Czas pracy przypisany do klienta

    Mała aplikacja na komputerach biura rozpoznaje, nad którą firmą księgowa pracuje w programie księgowym, i dopisuje czas do tej firmy. Zatrzymuje się, gdy komputer stoi. Nie robi zrzutów ekranu i nie czyta klawiatury, bo nie musi.

    • Działa z programami Symfonia i WAPRO
    • Raport czasu dla każdego klienta w panelu
Efekt

Co zyskało biuro.

  • Porządek, który nie zależy od ludzi

    Ponad 50 000 dokumentów ma nazwy nadane według jednej konwencji, więc faktura sprzed roku to jedno wyszukiwanie.

  • KSeF bez codziennego logowania

    Faktury wszystkich 76 firm pobierają się automatycznie.

  • Mniej telefonów od klientów

    Klient widzi status dokumentu i nie musi pytać.

  • Wiadomo, ile kosztuje każdy klient

    Biuro zna czas poświęcany każdej firmie i może go uwzględnić w cenie.

Technologie
Aplikacja
Python i Django REST Framework, React i TypeScript, PostgreSQL
AI
Gemini w Google Vertex AI, OpenAI
Infrastruktura
AWS, Kubernetes, Terraform
Kolejna realizacja Osiem platform, jedna wypłata dla każdego kierowcy.
Kontakt

Pierwszy krok to 30 minut rozmowy.

Twoje biuro też traci czas na zbieranie i porządkowanie dokumentów? Na bezpłatnej, 30-minutowej konsultacji sprawdzisz, co da się u Ciebie zautomatyzować.

Umów konsultację albo napisz na